Comment planifier un déménagement de bureau : Liste de contrôle pour le déménagement de bureau

Comment planifier un déménagement de bureau : Liste de contrôle pour le déménagement de bureau

28 février 2021 0 Par Sarah

Au fil des ans, une entreprise est susceptible de faire face à de nombreux défis, qu’ils soient sérieux ou insignifiants. Et l’une de ces périodes difficiles pour une entreprise peut se révéler être un déménagement de bureau – non seulement en raison des coûts substantiels de déménagement de bureau mais aussi en raison du temps qui sera certainement perdu pendant le déménagement proprement dit.

Sans aucun doute, la meilleure façon de réaliser un déménagement de bureau est de suivre une bonne liste de contrôle de déménagement de bureau – un outil d’organisation efficace pour optimiser votre déménagement de bureau comme jamais auparavant.

Il suffit d’utiliser cette liste de contrôle pour déménager dans un nouveau bureau et tout devrait bien se passer. Notez que la liste de contrôle suivante est également applicable, en partie, lors du déménagement d’un bureau à domicile.

3 mois avant le jour du déménagement

  • Commencez à planifier le déménagement du bureau le plus tôt possible pour une transition en douceur. En règle générale, plus vous disposez de temps avant la date de déménagement, plus vous avez de chances d’organiser le déménagement parfait.
  • Trouvez un nouveau bureau pour l’entreprise. Idéalement, le lieu devrait être supérieur à l’emplacement actuel, ou du moins ne pas être pire d’une quelconque manière.
  • Sécurisez le nouvel emplacement en signant un bail de propriété commerciale. Demandez à un avocat d’examiner les conditions de ce bail pour vous assurer qu’il n’y aura pas de mauvaises surprises par la suite.
  • Fixez la date à laquelle vous quitterez le bureau d’affaires actuel. Informez le gestionnaire immobilier de votre intention de déménager – une bonne communication est essentielle pour éviter les malentendus et la perte éventuelle du dépôt de garantie.
  • Prenez les dispositions nécessaires entre entreprises si c’est vous qui êtes chargé de superviser et de gérer le déménagement du bureau commercial.
  • Prévoyez la prochaine réunion de l’équipe responsable du projet de déménagement de bureaux et suivez les progrès réalisés pendant cet intervalle.
  • Fixez un budget préliminaire pour limiter les dépassements de dépenses et efforcez-vous de respecter le budget de déménagement.
  • Demandez une estimation des coûts de déménagement à plusieurs déménageurs d’entreprise réputés dans votre ville. N’oubliez pas que pour réussir un déménagement de bureau, vous devez engager les meilleurs déménageurs de bureau qui desservent votre région.
  • Comparez les devis reçus des déménageurs les mieux notés de votre région. Faites une analyse comparative des tarifs, des services supplémentaires et de toutes les conditions générales que les déménageurs d’entreprise proposent afin de choisir la meilleure offre. Recherchez les devis qui garantissent le temps de transition le plus court entre les deux bureaux.
  • Réservez les services de la meilleure société de déménagement de bureaux dans votre ville.

1 mois avant le jour du déménagement

  • Rassemblez l’équipe chargée d’organiser le déménagement de l’entreprise et vérifiez l’état d’avancement des travaux. Demandez à d’autres membres de vous aider si les choses vont trop lentement.
  • Établissez une liste de toutes les entreprises partenaires, organisations gouvernementales et particuliers qui doivent signaler le changement d’adresse de l’entreprise.
  • Demandez aux employés de bureau de sauvegarder les données les plus importantes de leurs ordinateurs. Tout peut arriver lors d’un déménagement de bureau, les informations cruciales doivent donc rester en sécurité quoi qu’il arrive.
  • Commencez à empiler toutes les fournitures d’emballage dont vous aurez besoin – beaucoup de boîtes en carton de différentes tailles, du papier d’emballage et, bien sûr, du papier bulle, des LOTS de papier bulle.

7 jours (1 semaine) avant le jour du déménagement

  • Prenez contact avec le déménageur pour confirmer que tout va bien et qu’il sera là à la date et à l’heure convenues au préalable.
  • Assurez-vous que le nouveau bureau est prêt pour vous : tous les services publics sont bien installés, et que l’internet, les lignes téléphoniques et les systèmes de sécurité sont opérationnels.
  • Demandez aux employés d’emballer leurs affaires sur leur bureau la veille de la date de déménagement.
  • Rappelez à tous que l’étiquetage des cartons emballés est essentiel pour atteindre un bon niveau d’organisation. Personne ne veut perdre trop de temps précieux après le déménagement à identifier les cartons de déménagement non étiquetés.
  • Contactez une entreprise de nettoyage professionnelle, si nécessaire, et engagez ces professionnels pour nettoyer le bureau que vous quittez, mais pas avant d’avoir quitté les lieux.

Le jour du déménagement

Toute la préparation du déménagement des bureaux se résume au jour du déménagement. Heureusement, les déménageurs embauchés s’occuperont des tâches les plus difficiles : emballage de tous les meubles de bureau, emballage de tous les équipements informatiques sensibles, chargement de tous ces articles dans leur véhicule et transport vers le nouveau lieu de travail.

  • Distribuez aux employés les clés ou les cartes d’accès au nouveau bureau.
  • Prendre des dispositions pour savoir qui restera au bureau actuel pour aider les déménageurs et qui sera au nouveau bureau, si nécessaire.
  • Rencontrez les déménageurs à l’heure convenue, faites-leur visiter le bureau et dites-leur ce que vous attendez d’eux.
  • Faites un dernier tour dans les bureaux lorsque les déménageurs sont prêts à partir pour vérifier s’il y a quelque chose d’oublié ou d’inhabituel – comme un cas de dommage matériel, par exemple.
  • Faites livrer par l’entreprise de déménagement, puis déballez tout le mobilier et l’équipement de bureau au nouveau bureau. La priorité absolue est de perdre le moins de temps possible.
  • Demandez aux employés d’installer leurs espaces et postes de travail personnels le plus tôt possible afin que les activités normales de l’entreprise puissent reprendre dès que possible.